Fagmenn á fundum: Banna ætti snjallsíma, spjaldtölvur á fundum

Fáir myndu halda því fram að hin öfluga hvöt til að skoða snjallsíma- og spjaldtölvuefni og skilaboð raski oft umræðum fólks, athygli og hugsunum. En að hve miklu leyti hafa þessi tæki neikvæð áhrif á fundi og fræðslufundi og ætti að banna að hafa þau á þeim og skoða þau stöðugt?

Sumir viðskiptafræðingar eru sammála um „engin tæki“ stefnu. Í Harvard Business Review, til dæmis, studdi ritstjórinn Amy Gallo þessa nálgun með afgerandi hætti. Í grein sem ber heitið „Sameiginleg leiðarvísir um að halda fundi““, mælir hún með því að skipuleggjendur „Banna tæki – þau trufla alla óhjákvæmilega.“

Aðalatriðið að mati Gallo eru skoðanir Francescu Gino, prófessors við Harvard Business School. Samkvæmt Gino halda margir að þeir geti fjölverkavinnst á meðan þeir hlusta á einhvern á fundi en rannsóknir sýna að þeir geta það ekki. „Fjölverkavinnsla er einfaldlega goðsagnakennd starfsemi. Við getum gert einföld verkefni eins og að ganga og tala á sama tíma, en heilinn ræður ekki við fjölverkavinnu,“ segir Gino. „Raunar sýna rannsóknir að einstaklingur sem er að reyna að fjölverka verkefni tekur 50% lengri tíma að framkvæma verkefni og hann eða hún gerir allt að 50% fleiri mistök. Taugavísindamaðurinn Dr Daniel Levitin lýsir í bók sinni „The Organized Mind“ fjölverkefnum sem „djöfullegri blekkingu“.

Vísbending um hvers vegna margir fulltrúar telja þörf á að halda áfram að athuga hvort skilaboð séu í símanum sínum er að finna í nýlegum rannsóknum sem Warwick Conferences létu gera. Þetta kom í ljós að á meðan þeir voru ekki á skrifstofunni á námskeiðum, höfðu 81 prósent svarenda fengið tölvupósta þar sem þeir óskuðu eftir aðgerðir til að ljúka á þeim tíma, stundum frá yfirmanninum sem hafði sent þá á námskeiðið.

Carina Bauer, forstjóri IMEX Group sagði: „Truflandi og truflandi áhrif snjallsíma- og tækjaskilaboða á fundi eru greinilega mjög öflug, en það er líka hvötin og oft þrýstingurinn (skilinn eða raunverulegur) til að leita eftir og bregðast við beiðnum og fréttir í rauntíma.

„Umræðan snýst um hvort berjast eigi við tæki og innihald þeirra eða samþykkja þau og jafnvel samþætta þau. Það er til fjöldi öppa, eins og áhorfendaviðbragðsforrita (Sli.do), eða jafnvel öpp sem breyta símanum þínum í hljóðnema (hóphljóðnema) sem gera farsíma að virkilega gagnlegum hluta af fundinum eða viðburðinum - þegar þau eru notuð í hvernig ræðumaðurinn eða skipuleggjandinn ætlar sér. Og harði veruleikinn í viðskiptasamhengi er sá að í reynd væri oft mjög erfitt að innleiða bann sem viðheldur.

„Kannski er skynsamlegra nálgun að gefa fulltrúum pláss og tíma innan hvers viðburðar til að athuga og svara mikilvægum skilaboðum, svo að þeir geti einbeitt sér að innihaldinu þegar þeir eru í raun á fundi. Þegar öllu er á botninn hvolft ætti fjárfesting tíma og peninga í að mæta á viðburð vonandi að tryggja að fulltrúar vilji halda einbeitingu að efninu, eins mikið og þeir vilja vera uppfærðir með tölvupóstinn sinn.

Spurningar IMEX hópsins voru lagðar fyrir sem hluti af ársfjórðungslegri fundasýn MPI haustið 2015.

eTN er fjölmiðlafélagi IMEX.