Hvernig á að eiga skilvirk samskipti við viðskiptavini í fríinu?

Þetta atriði var komið með heim til mín eftir samtal við vinkonu um reynslu sem hún hafði með endurskoðanda sínum. Eftir að hafa fengið umhugsunarvert bréf frá HMRC sem var fullt af villum og krafðist greiðslna sem hún hafði þegar innt af hendi, leitaði hún aðstoðar endurskoðanda síns til að fá einhverja mjög nauðsynlega fullvissu. Þrátt fyrir að vera með 125 pund auk virðisaukaskatts mánaðarlega við endurskoðendafyrirtækið, var beiðni hennar um aðstoð, send um miðjan júlí, mætt með sjálfvirku svari sem gaf til kynna að liðið væri í skólafríi og myndi svara eftir nokkra daga. Á meðan barst venjulegur reikningur hennar án árangurs. Sex vinnudagar liðu áður en hún fékk stutta uppfærslu, „við erum að skoða þetta,“ og svo þögn. Tveimur vikum síðar, án frekari upplýsinga, náði hún aftur til að fá önnur sjálfvirk skilaboð um að skrifstofan myndi opna aftur 30. ágúst - sex vikna bið án lausnar. Þar af leiðandi er vinur minn núna að leita að nýjum endurskoðanda.

Samskiptaráð fyrir fyrirtæki í fríi

1 Varaðu við fyrirfram

Ef þú hefur skipulagt fríið þitt með góðum fyrirvara eða nýlega ákveðið að komast burt er mikilvægt að láta teymið þitt vita eins fljótt og auðið er. Að bíða fram á síðustu stundu með að tilkynna um tveggja vikna frí getur valdið óþarfa streitu og álagi á samstarfsmenn þína, sem þurfa að stjórna verkefnum þínum í fjarveru þinni. Fullnægjandi undirbúningstími er nauðsynlegur fyrir alla sem taka þátt, ekki síst fyrir þá sem taka að sér aukavinnu til að tryggja samfellu í rekstri.

Það er ráðlegt að láta samstarfsfólk þitt vita að minnsta kosti mánuði fyrir brottför, sérstaklega ef þú gegnir mikilvægu hlutverki í fyrirtækinu þínu. Til að forðast yfirsjón skaltu stilla áminningar um að uppfæra teymið þitt á vikum og dögum fyrir fríið þitt, sem hjálpar til við að tryggja mjúk umskipti og koma í veg fyrir óvænt óvænt óvænt.

2 Framselja störf og verkefni

Gakktu úr skugga um að hvert smáatriði sé vandlega fjallað. Gerðu yfirgripsmikinn undirbúning fyrir atburðarás, skuldbindingar eða hugsanleg vandamál sem gætu komið upp. Taktu frumkvæði að því að velja samstarfsmenn, leiðbeina þeim til að taka að sér ákveðin hlutverk og fjárfesta tíma í alhliða þjálfun þeirra varðandi þau verkefni sem þú ert að fela þeim. Ef einhver er að stíga inn fyrir samskipti viðskiptavina þinna skaltu útbúa þá með öllum nauðsynlegum upplýsingum um einstaka kröfur og væntingar hvers viðskiptavinar. Ef annar aðili stjórnar tímabundið verkefni sem þú ert að leiða, gefðu þeim tæmandi gátlista yfir framúrskarandi markmið.

Búðu til yfirgripsmikla leiðbeiningar um staðsetningu nauðsynlegra skráa, tengiliði fyrir ýmis verkefni og verklagsreglur til að meðhöndla neyðartilvik. Markmiðið er að forðast flóð af brýnum fyrirspurnum sem truflar ró þína í fríinu. Með því að taka upp varkára nálgun tryggir þú að ábyrgð þín sé í traustum höndum, sem gerir þér hugarró.

3 Undirbúa samskiptarásir fyrirfram

Ef þú getur ekki hætt að eiga samskipti við viðskiptavini í fríi skaltu ganga úr skugga um að þú getir fengið nauðsynleg bréf og skjöl hvar sem er. Nú er meira að segja a FAX frá iPhone: Fax app, sem getur komið í stað faxtækis. Þetta netsímbréf er hægt að vinna að vild, taka á móti og senda úr snjallsíma. Ef þú ert með faxforrit og iPhone hefurðu allt sem þú þarft til að vinna með skjöl. Á svipaðan hátt og í þessu dæmi ættir þú að íhuga samskiptaáætlun með annars konar samskiptum við viðskiptavini.

4 Búðu til áætlun um endurkomu til vinnu

Það getur oft verið skelfilegt að koma aftur á skrifstofuna eftir nokkurt frí. Þú ert líklega á móti þér með snjóflóði ólesinna tölvupósta, talhólfsskilaboða, minnisblaða, uppfærslur, áskorana og brýnna fyrirspurna.

Til að auðvelda þér aftur vinnuflæðið þitt er skynsamlegt að setja stefnuna á það sem bíður þín eftir hlé. Íhugaðu að setja upp skýrslufund með nokkrum liðsmönnum til að komast yfir mikilvægar uppákomur í fjarveru þinni. Forgangsraðaðu að skipuleggja pósthólfið þitt til að einbeita þér að mikilvægustu tölvupóstunum fyrst. Það skiptir sköpum að viðhalda gagnsæjum og opnum samskiptum við teymið þitt, sem gerir þér kleift að skilja rækilega þróunina og framfarir sem náðst hefur í verkefnum eða skyldum sem þú varst fjarri.

5 Settu upp talhólf utan skrifstofu

Gakktu úr skugga um að hver grunnur sé þakinn og undirbúið ykkur vel fyrir allar hugsanlegar aðstæður, verkefni eða kreppur. Vertu í sambandi við samstarfsmenn, framseldu þeim sérstakar skyldur og veittu alhliða þjálfun í þeim verkefnum sem þú ert að fela þeim. Ef einhver mun koma fram fyrir hönd þín á viðskiptafundum, gefðu þeim nákvæma kynningu á einstökum kröfum og óskum viðskiptavina. Ætti annar samstarfsmaður að taka við tilteknu verkefni í fjarveru þinni, gefðu þeim tæmandi verkefnalista sem útlistar hvert verkefni sem þarf að klára.

Búðu til yfirgripsmikla handbók þar sem fram kemur hvar mikilvægar skrár eru, tengiliðir fyrir ýmis verkefni og verklagsreglur til að meðhöndla neyðartilvik. Markmiðið er að forðast flóð af brýnum tölvupóstum sem trufla slökun þína við ströndina. Það er skynsamlegra að fara varlega og tryggja að verkefnin þín séu í hæfum höndum áður en þú ferð.

Niðurstaða

Að upplýsa viðskiptavini fyrirfram um ótilboð þitt er skynsamleg venja. Þegar ég er í fríi, til dæmis, eru venjulegir viðskiptavinir mínir þegar meðvitaðir um að þeir munu ekki geta skipulagt neina þjálfunartíma á því tímabili. Ég hef sett upp sjálfvirkt svar tölvupósts til að staðfesta móttekin skilaboð og tilgreina dagsetningarnar sem ég mun hætta á skrifstofunni. Fyrir þá sem hafa brýnar fyrirspurnir inniheldur svarið tengiliðanúmer. Skilaboð sem send eru í þetta númer verða send til mín og ég skuldbind mig til að svara innan 24 klukkustunda.