Að gera ferðaþjónustufyrirtæki öruggt

Það verða alltaf einhverjir sem leitast við að nýta sér velvilja og náð annarra. Hefti þessa mánaðar er ætlað að minna á nokkur grunnatriði við að gera fyrirtæki öruggt. Eins og undanfarna mánuði minnir Tourism Tidbits á að það er ekki skrifað af faglegum lögfræðingum og þykist sem slíkt EKKI veita lögfræðiráðgjöf. Ferðamálafréttastofan leggur aðeins fram þessar tillögur sem umræðuefni til að koma á framfæri við lögfræðinga. 

-Vertu meðvituð um að við búum í mjög hættulegum heimi. Þegar stríð brjótast út um allan heim er nauðsynlegt að ekki aðeins sé uppfært um heimsmálin heldur fái upplýsingar frá eins mörgum aðilum og mögulegt er. Við lifum í heimi þar sem margir í fjölmiðlum eru síður en svo heiðarlegir og staðreyndum er oft ruglað saman við persónulega hlutdrægni. Það er nauðsynlegt að í heimi óupplýsinga að ferðaþjónustuleiðtogar reyni að greina staðreyndir frá skáldskap.

-Áður en einhver er ráðinn til starfa skal vita hver réttindi og skyldur vinnuveitanda eru. Talaðu við lögfræðinga um hvort þörf sé á undanþágu til að fá aðgang að ökuskírteinisgögnum, hvernig á að gera lánstraust og hvers konar lyfjaskoðun er krafist. Ekki er gert ráð fyrir að atvinnurekendur séu lögfræðingar á þessum sviðum, en það ber að fara yfir stefnur og umsóknir með hæfum lögfræðingi áður en lögfræðiferlið hefst.

- Athugaðu við lögfræðinga um hvers konar bakgrunnsrannsókn ætti að gera og hvaða ábyrgðarleysi þarf til að framkvæma þessa rannsókn. Ferðaþjónustuaðilar verða líka kærðir. Á hverju ber vinnuveitandi ábyrgð/ábyrgð og hverju ekki? Þar sem margir í ferðaþjónustu hafa búið á fleiri en einum stað gæti þurft að skoða atvinnuskrár í öðrum ríkjum/þjóðum. Athugaðu hjá lögfræðingum til að sjá hvort hægt sé að biðja um fyrri ráðningarupplýsingar og þekki lögin á staðnum þar sem fyrri ráðningin átti sér stað. Þannig, ef fyrrverandi vinnuveitandi fullyrðir að það sé í bága við lög að gefa út fyrri ráðningarupplýsingar og það er ekki, sem hugsanlegur vinnuveitandi, getur maður andmælt með staðreyndum frekar en með tilgátum.

-Taktu fullt viðtal. Viðtöl geta sagt mikið um mann. Gakktu úr skugga um að viðtal við sjónarhornsstarfsmanninn á stað sem er rólegur og þar sem hægt er að veita fulla athygli. Gakktu úr skugga um að hafa öll símtöl í bið. Ef þú tekur viðtal við einstakling af gagnstæðu kyni, vertu viss um að hafa tvær manneskjur í herberginu og annar þeirra ætti að vera af sama kyni og umsækjandinn. Spyrðu lögfræðing hvort hægt sé að taka viðtöl á upptöku og hvort umsækjanda þurfi að upplýsa um að hann/hún sé tekin upp. Byrjaðu alltaf viðtal með einhverju „small talk/chit chat“. Þetta upphitunartímabil mun róa viðmælanda og gefa tíma til að dæma líkamstjáningu. Þegar þú tekur viðtöl skaltu nota blöndu af lokuðum og opnum spurningum. Lokuðum spurningum er hægt að svara með já-nei á meðan opnar spurningar krefjast útskýringa. Margir spyrlar kjósa að skipta um tegund spurninga sem þeir spyrja. Lokuðum svörum spurningum ætti að svara á sterkan og ákveðinn hátt; Opnar spurningar ættu að sýna fram á hugsandi hlið viðkomandi. 

-Gerðu líkamlegt öryggismat á húsnæðinu eða biddu lögregluembættið á staðnum að gera það með og fyrir fyrirtækið. Margar lögregluembættir eru meira en tilbúnir til að gera fullt öryggismat á húsnæði. Lögregluembættin munu skoða færibreytur byggingarinnar, gefa ráð varðandi landmótunarvillur og athuga lýsingu og hurðalása. Hafa sérstakan spurningalista tilbúinn fyrir yfirmanninn sem framkvæmir öryggismatið. Spyrðu til dæmis yfirmanninn hvar hann/hún telur að byggingin sé viðkvæmust. Farðu yfir tímasetningar með yfirmanninum. Hvenær er fólk í húsinu og hvenær er húsið laust? Hversu margir eru í byggingunni á hverjum tíma? Hafa starfsmenn aðgang að lætihnappi?

-Vita hvaða svæði eru viðkvæmust fyrir þjófnaði starfsmanna. Ef það er reiðufé í húsinu, hversu mikið er til staðar og hvaða eftirlit er til staðar til að tryggja að þessir peningar fari þangað sem þeir eiga heima? Eru stjórnsýslusvæði (bókhald, bókhald) sem eru opin fyrir svikum? Gakktu úr skugga um að fara yfir bókhaldsferli með fleiri en einum sérfræðingi. Í peningamálum skaltu ganga úr skugga um að það sé tvítékkað á því hvar peningum er varið og hvað verður um innkomna peninga. Mundu að ferðaþjónusta og ferðalög eru mjög viðkvæm fyrir persónuþjófnaði. Gakktu úr skugga um að öllum skjölum sé vandlega fargað, tætt eða geymt. Taktu öryggisafrit af öllum tölvuskrám daglega og haltu öðru öryggisafriti af staðnum. Einnig er gott að eiga prentað eintak af öllu sem snýr að fjármálum.

- Farið yfir með stjórn og lögregluembættinu á staðnum ef ráða þarf í einkagæslu. Ef svarið er já, gerðu þá lista yfir fyrirtækin á svæðinu. Hverjum öðrum hafa þeir þjónað? Skilja þeir sambandið milli öryggis, ferðaþjónustu og þjónustu við viðskiptavini? Er stefna þeirra sveigjanleg? Mundu að öryggisþarfir breytast eftir því sem tímarnir breytast. Engin öryggisstefna eða málsmeðferð ætti aldrei að vera skrifuð í stein.

-Gakktu úr skugga um að allar stefnur og verklagsreglur séu skrifaðar og þekktar. Til dæmis, til að forðast vandamál, sem vinnuveitandi, getur verið skynsamlegt að láta alla starfsmenn skrifa undir eyðublað þar sem fram kemur að þeir hafi lesið aga- og uppsagnarferla og skilið þær. Þessar verklagsreglur ættu að vera yfirfarnar af lögfræðiteymi til að ganga úr skugga um að ekkert sem fram kemur sé ólöglegt. Starfsmenn ættu að vera meðvitaðir um réttindi sín og skyldur og á sama hátt ættu þeir að vita hver réttindi og skyldur stjórnenda eru. Undir engum kringumstæðum ætti ofbeldi á vinnustöðum að líðast.

Höfundurinn, Dr. Peter E. Tarlow, er forseti og meðstofnandi World Tourism Network (WTN) og leiðir Öruggari ferðamennska program.