Skýið skemmist vegna vandræðis starfsmanna

„Fyrirtæki þurfa að hjálpa, ekki kenna starfsmönnum um þegar gögn glatast eða dulkóðast af tölvuþrjótum vegna aðgerða starfsmanna,“ sagði Simon Jelley, framkvæmdastjóri SaaS verndar hjá Veritas. „Það er oft stuttur gluggi þar sem fyrirtæki geta gripið til aðgerða til að lágmarka áhrif þess að eyða eða skemma skýjabundin gögn sem starfsmenn nota. Leiðtogar þurfa að hvetja starfsmenn til að koma fram eins fljótt og auðið er svo upplýsingatækniteymi geti brugðist hratt við til að grípa til úrbóta. Það er ljóst af þessari rannsókn að skömm og refsing eru ekki tilvalin leið til þess.“ 

Helsta meðal niðurstaðna er að meira en helmingur (56%) skrifstofustarfsmanna hefur óvart eytt skrám sem hýstar eru í skýinu - eins og viðskiptaskjölum, kynningum og töflureiknum - og allt að 20% gera það oft í viku. Viðbótarniðurstöðurnar eru:

Starfsmenn eru of vandræðalegir, hræddir við að viðurkenna mistök

Rannsóknin leiddi í ljós að 35% starfsmanna loggu til að hylma yfir þá staðreynd að þeir hefðu óvart eytt gögnum sem þeir geymdu á sameiginlegum skýjadrifum. Og á meðan 43% sögðu að enginn hefði tekið eftir villu þeirra, í þeim tilfellum þar sem slysin uppgötvuðust, sögðu 20% svarenda að gögnin væru ekki lengur endurheimtanleg.

Þegar þeir voru spurðir hvers vegna þeir hefðu ekki staðið við villur sínar sögðust 30% aðspurðra þögulu vegna þess að þeir skammast sín, 18% vegna þess að þeir væru hræddir við afleiðingarnar og 5% vegna þess að þeir hafa áður verið í vandræðum með upplýsingatæknideildir sínar. .

Starfsmenn eru enn síður tilbúnir með lausnarhugbúnaðaratvik. Aðeins 30% svarenda sögðust strax myndu játa mistök sem komu lausnarhugbúnaði inn í stofnanir þeirra. Önnur 35% sögðust annað hvort myndu gera ekkert eða láta eins og það hefði ekki gerst og 24% sögðust myndu sleppa eigin sekt þegar þeir tilkynntu um atvikið.

„Starfsmenn treysta í auknum mæli á skýjatengda tækni til að hjálpa þeim að vinna vinnuna sína,“ bætti Jelley við. „Í dag geyma 38% skrifstofustarfsmanna gögn í skýjamöppum sem þeim er úthlutað, 25% í möppum sem samstillast við skýið og 19% í skýjamöppum sem þeir deila með teymum sínum. Því miður, því fleiri sem þar hafa aðgang að skýjadrifum, því fleiri tækifæri eru fyrir einstaklinga til að forðast tortryggni eða bera sökina. Hins vegar, án þess að vita ítarlegar upplýsingar um hver olli lausnarhugbúnaðarárás, auk hvernig og hvenær, er mun erfiðara að takmarka áhrif þess. 

Skýið gefur skrifstofufólki falskt traust

Rannsóknin benti einnig á að starfsmaður hefur ekki skýran skilning á því hversu mikil aðstoð skýjafyrirtækin sem hýsa skrárnar þeirra myndu vera ef gögn þeirra glatast. Reyndar töldu næstum allir starfsmenn (92%) að skýjaveitan þeirra myndi geta endurheimt skrárnar sínar fyrir þá, annað hvort úr skýjaafriti, 'eyddum hlutum' möppunni eða öryggisafriti. 15% töldu að „eydd atriði“ þeirra yrðu aðgengileg þeim í skýinu í að minnsta kosti eitt ár eftir að gögnin glatast.

„Næstum helmingur (47%) skrifstofustarfsmanna telur að gögn í skýinu séu öruggari fyrir lausnarhugbúnaði vegna þess að þeir gera ráð fyrir að skýjaveitur þeirra séu að vernda þau gegn spilliforritum sem þeir gætu óvart kynnt,“ sagði Jelley. „Þetta er í grundvallaratriðum röng forsenda sem mun halda áfram að setja fyrirtæki í hættu þar til það er rækilega afneitað. Sannleikurinn er sá að, sem hluti af staðlaðri þjónustu þeirra, veita flestir skýjaveitendur aðeins tryggingu fyrir seiglu þjónustunnar, þeir veita ekki tryggingar fyrir því að viðskiptavinur, sem notar þjónustu sína, fái verndun gagna sinna. Reyndar ganga margir eins langt til að hafa sameiginleg ábyrg módel í skilmálum sínum, sem gera það ljóst að gögn viðskiptavinarins eru á þeirra ábyrgð að vernda. Að geyma gögn í skýinu gerir þau ekki sjálfkrafa örugg, það þarf samt sterka gagnavernd.“

Gagnatap veldur því að starfsmenn smella

Með skammarmenningu nútímans hefur gagnatap áhrif á líðan starfsmanna - 29% skrifstofustarfsmanna segjast hafa notað blótsyrði þar sem þeir týndu gögnum, 13% hafa tárast og brotið eitthvað og 16% hafa tárast. Samkvæmt rannsókninni er það að missa vinnutengd gögn eða kynna lausnarhugbúnað tvö af streituvaldandi upplifunum fyrir skrifstofustarfsmenn - meira streituvaldandi en fyrsta stefnumót, atvinnuviðtal eða að sitja í prófi. 

„Það er engin furða að skrifstofustarfsmenn séu reknir til tára, blóts og ljúga þegar þeir komast að því að skrár þeirra séu týndar að eilífu,“ sagði Jelley að lokum. „Það virðist vera mikill fjöldi þeirra sem trúi því að það verði auðvelt að fá gögn til baka frá fyrirtækinu sem veitir skýjaþjónustu sína - í raun og veru er það ekki starf þeirra. Þess vegna sögðu 52% svarenda í könnuninni okkar að þeir hefðu óvart eytt skrá í skýinu og aldrei getað fengið hana til baka. Það er á ábyrgð hvers fyrirtækis að vernda eigin gögn, hvort sem þau eru í skýinu eða geymd á eigin tækjum. Ef þeir geta gert það rétt og auðveldað starfsmönnum að endurheimta glataðar skrár, þá geta þeir tekið þrýstinginn af starfsmönnum sínum. Það hjálpar ekki að kenna fólki — það gerir það hins vegar að taka öryggisafrit af gögnunum þínum.

Aðferðafræði

Þessi rannsókn var gerð og tölfræðin unnin fyrir Veritas af 3Gem, sem tók viðtöl við 11,500 skrifstofustarfsmenn í Ástralíu, Kína, Frakklandi, Þýskalandi, Singapúr, Suður-Kóreu, UAE, Bretlandi og Bandaríkjunum.