Framleiða frábæra viðburði

Stórviðburðir eru mikilvægur þáttur í ferðaþjónustu. Hvort sem þetta eru ráðstefnur eða ráðstefnur, íþróttaviðburðir eða trúarsamkomur, stórviðburðir hafa áhrif á næstum öll svæði ferðaþjónustunnar. Stórviðburðir þýða gistinátta á hóteli, versla í verslunum á staðnum, keyptur matur fyrir og á viðburðinum og auknar tekjur af veitingastöðum og afþreyingu. Stórviðburðir bjóða nærsamfélaginu einnig upp á ótilviljunarkennda nálgun við skipulagningu ferðaþjónustu.

Þó að markaðurinn fyrir afþreyingarferðaþjónustu sé opinn fyrir efnahagslegum uppsveiflum og lægðum vegna allt frá breyttum veðurskilyrðum til ofbeldisverks, skapa stórviðburðir mun stöðugri íbúafjölda. Í heimi stórviðburða hafa flestar fjárútlátar verið lagðar til með góðum fyrirvara og sem slíkur er viðburðurinn minna háður markaðssveiflum. Á hinn bóginn er hörð samkeppni milli staða um helstu viðburðaviðskiptin og í sumum tilfellum, eins og í sumum tegundum íþróttameistarakeppni, er það sigurliðið sem ákveður hver verður gestgjafasamfélagið.

Viðburðir spanna breitt svið, allt frá fjáröflunarkvöldverði til pólitískra funda, frá íþróttaviðburðum til skólamóta, frá faglegum og fræðilegum ráðstefnum til ættarmóta eða trúarlegrar upplifunar, allt eru viðburðir og bæta allt við efnahagslega heilsu samfélagsins. Til að hjálpa þér að fá bestu fundina og sérstaka viðburði fyrir samfélagið þitt skaltu íhuga eitthvað af eftirfarandi.

Ef þú ert að reyna að laða að nýjan sérstakan viðburð skaltu kynna þér alla þætti viðburðarins áður en þú býður í hann. Oft gera samfélög sem keppa um sérstaka viðburði einfaldlega ekki heimavinnuna sína. Áður en þú talar við viðburðasérfræðing skaltu ganga úr skugga um að þú þekkir grunnatriðin: hver eru lýðfræði þessa viðburðar? Hverjar eru sérþarfir þess? Hvað vilja þeir ekki? Hvernig passa dagsetningar þeirra við þínar? Til dæmis, ef þú ert að fara á eftir trúarmóti eða sérstökum viðburði, gætirðu viljað íhuga hvaða drykki þú átt að bera fram og hvað þú þarft að forðast.

Til að ná sem bestum samkeppnisforskoti skaltu íhuga styrkleika þína og veikleika. Það er mikilvægt að gera gott úttekt á því hvað samfélagið þitt hefur upp á að bjóða upp á. Spyrðu spurninga eins og: Hvernig stendur þér á móti öðrum á þínu verðbili? Eru starfsmenn þínir fjöltyngdir? Hvað finnst væntanlegum viðskiptavinum um það sem þú hefur upp á að bjóða og um hvað aðrir eru að bjóða?

Gakktu úr skugga um að þú vitir svörin við því sem á ensku kallast „w“ spurningarnar – hver, hvers vegna, hvenær og hvað. Þetta eru mikilvægu spurningarnar sem framleiða ekki aðeins vel heppnaða viðburði heldur skapa jákvæðar munnlega auglýsingar. Gakktu úr skugga um að þú getir svarað fullkomlega: Hver heldur viðburðinn og fyrir hvern er hann ætlaður? Hvers vegna halda þeir þennan viðburð? Hvenær verður viðburðurinn? Hvar vilja þeir halda viðburðinn og er aðstaða þín fullnægjandi? Hvaða væntingar gera viðburðaskipuleggjendur og getur þú staðið við þessar væntingar?

Þróaðu háþróaða gátlista. Gakktu úr skugga um að gátlistinn þinn fari lengra en grunnatriðin. Hafa hluti eins og: hvaða VIP kröfur mun sérstakur viðburður þurfa? Þarf viðburðaskipuleggjendur þig til að panta tíma hjá slökkviliðsstjóra eða öðrum borgaryfirvöldum? Hvað gerist ef flugvöllurinn lokar? Þarftu að samræma við sjúkraflutningaþjónustu? Hvaða vandamál gætu þátttakendur lent í þegar þeir eru utan viðburðarstaðarins? Hvaða sérstöku pólitísku, læknisfræðilegu, trúarlegu eða félagslegu viðkvæmni gæti viðburðargestir haft?

Vita hvaða ógnir atburðurinn kann að verða fyrir. Ert þú til dæmis á fellibyljasvæði, er hætta á að þessi ráðstefna muni eiga í pólitískum átökum sem gætu haft áhrif á þinn stað, virkar þessi ráðstefna sem segull fyrir hryðjuverk eða mun ráðstefnan verða að trufla staðbundin fyrirtæki og borgara? Til dæmis krefjast pólitískir viðburðir oft að götur séu lokaðar, umferðarmynstur færð til og önnur óþægindi fyrir íbúa á staðnum. Þó að þetta sé ekki ógn við mótsmanninn geta þau orðið „ógnun“ við geðheilsu íbúa og annarra fyrirtækja.

Ákveddu hvað er best að nýta tímann þinn. Atburðir eru í raun stjórnað augnablik í tíma þar sem minningar verða til. Sem slíkur mun hvernig þú stjórnar tíma þínum hafa áhrif á velgengni eða mistök viðburðar. Þegar þú vinnur með viðburðastjóra skaltu eyða tíma í að læra hver er í forsvari fyrir hvern viðburðaþátt.

Lærðu hvaða tímaþarfir viðburðurinn er og útbúið tímalínu fyrir hlutverk þitt í viðburðinum. Oft eru það litlu hlutirnir sem vinna viðskiptavini eða gera viðburð sérstakan. Að hafa tímalínu þýðir að það eru minni líkur á mistökum eða yfirsjón. Tímalínur ættu ekki aðeins að gefa til kynna hvenær á að byrja á einhverju heldur einnig hvenær því á að vera lokið.

-Bjóða upp á bestu tæknilega aðstoð sem mögulegt er. Í heimi nútímans, sem er bæði andlitshraða og fjölverkandi, er tæknin konungur. Hótel sem greiða fyrir internetið eru að gera sjálfum sér og samfélagi sínu óþarfa. Láttu viðburðastjórana vita hvaða tækni þú hefur. Ekki oflofa, margir viðburðastjórar og viðskiptamenn eru ekki fyrirgefnir þegar kemur að því að standa ekki við fyrirheitna tækni.

Ekkert vinnur fólk til baka eins og bros og vilji til að gera það rétt. Sama hversu vel þú skipuleggur viðburð, eitthvað mun fara úrskeiðis. Flestir skilja að óhöpp munu eiga sér stað, það sem er ekki ásættanlegt er að neita að viðurkenna þessi mistök og gera þau rétt. Að segja einfaldlega „fyrirgefðu,“ er ekkert annað en kurteisleg leið til að forðast ábyrgð. Ekki koma með afsakanir - gerðu það rétt og lagðu það með glaðlegu brosi. Niðurstaðan er sú að stórviðburðir eru ferðamennska og kjarni ferðaþjónustunnar er þjónusta við viðskiptavini. Samfélagið sem gleymir þessari grundvallarreglu er fjárhættuspil með ferðaþjónustu sinni og orðspori.

http://www.tourismandmore.com